Как мы проводим внутренние обучающие вебинары

К реализации идеи создать учебный центр на базе производственного центра департамента мы приступили осенью прошлого года. В качестве одной из первых активностей решено было запустить процесс подготовки и проведения регулярных внутренних вебинаров и митапов.

Почему вообще мы взялись за это?

Во-первых, команда департамента активно растёт, в департаменте существует несколько направлений разработки: кто-то трудится на проектах развития систем ДБО банков России, кто-то занят на проектах внедрения и сопровождения решений на базе InterBank RS в банках СНГ, активно кипит жизнь на проектах для страховых компаний. В доковидную эпоху узнать, чем живёт товарищ, работающий на соседнем проекте, было проще. Вспомните, например, неформальные общения в офисе за чашкой кофе. С распространением «удалёнки» подобные связи стали разрываться. Команды неизбежно начинают вариться в котлах своих проектов. И даже новых ребят, присоединяющихся к команде, мы, порой, знаем только по аватаркам в мессенджерах. Поэтому одной из целей наших вебинаров стала организация знакомства с технологиями и решениями, которые создаются в компании, и непосредственно с людьми, которые эти решения и технологии воплощают в жизнь.

Во-вторых, параллельно с запуском серии вебинаров в производственном центре был запущен процесс составления индивидуальных планов развития сотрудников. Для ребят, которые работают на должностях руководителей групп или ведущих специалистов или хотят в будущем занять эти должности, в планы развития стали включать задачи по подготовке и проведению обучающих вебинаров. На мой взгляд, это хороший способ для ребят заявить о себе, подтвердить свою экспертность, заслужить авторитет среди коллег. К тому же, подготовка к вебинару заставляет более глубоко погрузиться в уже знакомую для себя тему, вспомнить то, что позабылось. И, конечно, проведение вебинара — это хороший способ потренироваться в части публичных выступлений, навыки которых могут стать залогом успешной карьеры разработчиков.

В-третьих, при активном росте числа команд разработки остро стоит проблема эффективного обучения и адаптации новых сотрудников — как с точки зрения времени и трудозатрат, так и со стороны качества. Записи проводимых вебинаров пополняют базу знаний о проектах компании и могут использоваться в ходе обучения и знакомства новых сотрудников с процессами и технологиями, использующимися в компании. Например, вебинар «Криптография в InterBank RS», который недавно провёли, — отличный тому пример.

Как мы подготавливаем и проводим вебинары

Подготовка вебинара — дело не быстрое, а для человека, который ранее этим не занимался даже довольно сложное. Хотя сам вебинар длится всего 1-2 часа, до его начала и после завершения проводится большая работа. За год мы выстроили и отладили процесс подготовки и проведения вебинара, все шаги которого описаны и регламентированы.

1. Договариваемся с потенциальным спикером о намерении проведения вебинара.
2. Подготовка плана доклада и его обсуждение.
3. Подготовка слайдов и их обсуждение.
4. Обсуждение запланированного вебинара с представителями группы обучения и развития персонала и управлением маркетинга и внешних связей. Принимаем решение о необходимости анонсирования вебинара на всех сотрудников компании или отдельной группы сотрудников.
5. Публикация анонса вебинара в корпоративной сети (за 1 неделю до вебинара), рассылка приглашения в Outlook среди сотрудников департамента (за 3 дня до вебинара).
6. Проведение тестового прогона (за 1 день до вебинара).
7. Подготовка формы обратной связи в Google Forms (за 1 день до вебинара).
8. Оповещение о скором начале вебинара через групповые чаты Telegram (за 30 минут до начала).
9. Проведение вебинара.
10. Сбор и обработка обратной связи (сразу после завершения вебинара; длительность приёма обратной связи - 1 неделя).
11. Публикация материалов вебинара (в течение 2 дней после проведения вебинара).
12. Корректировка процесса по полученной обратной связи.

Расскажу об основных шагах по-подробнее.

Поиск спикеров

Начнём с шага № 0. Это агитация ребят, чтобы они стали спикерами и подготовили вебинар. Признаюсь, это одна из самых сложных задач, ведь зачастую приходится пробиваться через «Да я ничем интересным не занимаюсь», «Я не люблю выступать на публике», «Сейчас так много работы, лучше потом». Действительно, все мы разные, и публичное выступление для многих является большим стрессом. Однако надо помнить, что мы делаем вебинары «для своих», так что какой-то катастрофы не произойдёт. И прошедшие вебинары тому подтверждение — все они прошли в отличной дружелюбной атмосфере. Многие из тех, кто изначально сомневался, после стрима говорили, что им понравилось, и они готовы подготовить новый доклад и ворваться в прямой эфир вновь. А некоторые не стали ждать приглашения и сами обратились ко мне и заявили о желании провести вебинар. И это очень здорово!

Подготовка доклада

Когда спикер найден, начинается самый продолжительный по времени этап — подготовка доклада. В силу объективный причин прогнозировать длительность подготовки очень сложно, и иногда этот период затягивается.

Могу поделиться и своим опытом подготовки докладов. Обычно я тоже долго запрягаю: составляю план доклада, придумываю фишки, трачу много времени на какую-нибудь мелочь. Но чтобы себя немного мобилизовать, я уже пару раз объявлял дату своих вебинаров, рассылал на них приглашения, ещё когда слайды к докладу были нарисованы лишь на треть. И в оставшиеся пару дней приходилось потрудиться. Так мы подобрались к первому совету для спикеров: не делайте как я, лучше сначала всё подготовить. Вообще, к дате проведения вебинара мы относимся гибко, так как проводим их для себя и это всё-таки не основная наша работа. Если проводить не удобно, то переносим, потом ещё переносим и ещё…

Подготовка докладов проходит по-разному. Кто-то почти весь доклад подготавливал самостоятельно, и я практически не вносил каких-то правок. Где-то я принимал более активное участие.

Выбор площадки

Когда же доклад готов, то дальше каких-то проблем со срывами сроков уже нет. Мы определяемся, на какой площадке будем проводить вебинар (через WebEx или на YouTube). Если вебинар будет интересен не только сотрудникам департамента, то делаем анонс в корпоративной сети и через почтовую рассылку. Для сотрудников департамента мы также рассылаем приглашения на встречу, которое добавляется в календарь Outlook, публикуем объявления в Telegram-чате производственного центра.

После проведённых вебинаров мы проводили несколько опросов, в результате которых узнали предпочтения зрителей. Теперь мы стараемся их придерживаться. Наиболее удобным днём для проведения вебинаров оказалась пятница. Соглашусь с участниками опроса. Что может быть лучшим завершение трудовой недели, чем начало «ничего не делания» уже в рабочее время?! Быть может поэтому на вопрос «Какая продолжительность вебинара вам кажется наиболее приемлемой?» в лидерах оказались далеко не самые маленькие значения – полтора и два часа :-). Большинство участников опроса указало, что им важно во время вебинара видеть докладчика. Также 89% опрошенных ответили, что им не принципиально наличие возможности задать вопрос докладчику голосом. В битве же площадок «WebEx vs. YouTube» безоговорочную победу одержал YouTube, все участники опроса проголосовали за него.

Вообще говоря, от выбора площадки, где проводится вебинар, зависит то, насколько много дополнительной работы приходится делать. С организацией трансляции на YouTube в этом плане сложнее. Однако появляются возможности сделать видеоряд более интересным и через набор различных сцен акцентировать внимание на разных этапах доклада. Идея проведения трансляции через YouTube возникла тогда, когда я начал готовить вебинар про фреймворк Tarantool Cartridge. К этому моменту мы уже провели 3 доклада через WebEx, и хотелось как-то развиваться дальше.

Какие инструменты мы используем

Сейчас для того, чтобы проводить стримы на YouTube, проходить какой-то тернистый путь не приходится. Существует множество программных продуктов, которые позволяют организовать трансляцию и в которых разобраться несложно. А если возникают какие-то вопросы, то на YouTube легко найти записи стримов о том, как надо делать стримы на YouTube. В общем, стать начинающим стримером – не проблема, было бы про что рассказывать.

Я в качестве системы для организации трансляции выбрал OBS Studio – бесплатную программу с открытым исходным кодом для потокового вещания. OBS Studio позволяет выполнить настройки качества видео и аудио трансляции, а также создать множество различных сцен, между которыми можно переключаться во время трансляции. Каждая сцена определяет, что видит и слышит зритель в своей трансляции, когда сцена активна. Я подготовил несколько таких сцен: «Первая сцена», «Обратный отчёт», «Один спикер», «Один спикер и чат», «Презентация», «Два спикера вместе» и т.д.

Хотелось бы сказать, что на этом основная работа к подготовке к трансляции заканчивается, но нет. Очень важно все переходы между сценами отрепетировать, провести тестовые трансляции, где-то подкрутить настройки звука, где-то поправить освещение. В общем, перед вебинаром про Tarantool Cartridge я недели две провёл в репетициях, пытаясь научиться одновременно и управлять трансляцией, и слайды переключать, и одним глазом следить за тем, что трансляция на YouTube успешно идёт. Во время вебинара на одном мониторе я видел OBS Studio, на другом у меня были слайды презентации, среда разработки, чат со зрителями.

Но на следующих вебинарах, которые я проводил уже в роли соведущего, под рукой был только один ноутбук, поэтому всё было на одном экране.

Отдельная история, как я ребят подключал к эфиру. Мы созванивались по Skype. Через OBS Studio я пробрасывал в эфир звук и видео из Skype. Ребята же видели через Skype мой рабочий стол и вели доклад, ориентируясь на слайды, которые я переключал. Помните фотографию Билла Гейтса?

Да, выглядит вся эта конструкция как-то так. Но мы в будущем это дело упростим, спикеры будут на своём компьютере слайды листать.

Как увлечь зрителей

Хочу отдельно отметить, что всегда приятно, когда к вебинару подключается много зрителей. Значит время на подготовку было потрачено не зря. Сейчас обычно к нашим внутренним вебинарам подключается 30-60 человек. Но как учат гуру искусства презентации, наличие зрителей – это ещё полдела, важно, чтобы они не теряли внимания и интереса по ходу доклада. Для этого сейчас в конце вебинаров мы проводим онлайн конкурс, победить в котором может тот, кто внимательно следил за всем докладом. Идею подобных конкурсов я подглядел на воркшопах, которые проводит Александр Волочнев, developer advocate в компании DataStax, на канале https://www.youtube.com/c/DataStaxDevs. Для организации конкурса мы используем платформу Mentimeter, и все зрители вебинара могут со своих компьютеров и смартфонов посоревноваться в скорости и правильности ответов на вопросы викторины.

Что в итоге?

Выбранный формат вполне прижился и, судя по отзывам, пользуется интересом. Однако стоить отметить, что у нас пока не получает попасть в какой-то регулярный ритм проведения вебинаров: то затишье на несколько месяцев, то несколько вебинаров в месяц.

За год мы провели с десяток вебинаров на различные темы. Вот некоторые из них:

• Apache Cassandra - СУБД, которой верят
• REST over HTTP: Практическая архитектура
• Tarantool Cartridge: построение отказоустойчивого кластера
• Анализ “зависших” запросов JVM
• Криптография в InterBank RS
• Как мы оптимизировали систему ДБО в одном из крупнейших банков страны
• Agile в ДБО: что может пойти (не) так

Сам процесс весьма затратный, для проведения качественного 1-2 часового вебинара, требуются недели подготовки. Ребятам, занятым на производственных задачах, не всегда удаётся уделить время задачам, связанным с подготовкой доклада, так как приоритет у подобных задач предсказуемо ниже. На это сложно повлиять, приходится как-то лавировать.

Ребята же, кто принимал участие в подготовке и проведении вебинаров, получили хорошие оценки на очередной аттестации, что положительно отразилось на их карьерном развитии внутри компании.

Что дальше?

Практику проведения планируем продолжать, к тому же мы запустили ещё серию регулярных архитектурных вебинаров, на которых архитекторы проводят для всех участников проектной команды обзоры текущих архитектур разрабатываемых информационных систем, рассказывают о грядущих изменениях, отвечают на вопросы.